合同编码及存档管理规定

发布：时间：2019-10-10返回列表

1.目的：制订合同编码及存档管理规定，使合同管理规范有序，便于查阅、控制和追踪。

2.范围：适用合同编码及存档管理。

3.责任：行政管理部对本规定的实施负责。

4.正文：

4.1合同编码

4.1.1所有合同形成后，必须有系统的编码。

4.1.2合同编码应符合下列要求：

4.1.2.1统一性：统一分类、编码，由行政人事部文件管理员负责编码。

4.1.2.2准确性：文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废，并不得再次启用。

4.1.2.3可追踪性：根据文件系统编码规定，可任意调出文件，也可随时查询文件的变更历史。

4.1.2.4稳定性：文件系统编码一旦确定，一般情况不得随意改变，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。

4.1.3合同文件的编码：

4.1.3.1合同编码分为四大类：设备类、工程类、物料类（指生产物料采购）、其他类（指办公用品采购、食堂大宗物料采购等）。

4.1.3.2合同文件系统编码代号：

序号	类别	合同编码
1	设备	HT-SB0001（年-月-日）
2	工程	HT-GC0001（年-月-日）
3	物料	HT-WL0001（年-月-日）
4	其他	HT-QT0001（年-月-日）

4.2合同签订一般要求

4.2.1内容符合国家相关行业规定，符合我公司相关规定。

4.2.2对方单位合同签订人签名应字迹清晰可辩，有联系电话与单位地址。

4.2.3我方合同签订人为该合同的主谈人，另有主管副总和总经理的审核签字，特殊情况应有董事长的审核签字。

4.2.4我方合同签字要求

4.2.4.1合同金额在10000元（不含10000元）以内，由主管副总签字即生效；

4.2.4.2合同金额在10000元（含10000元）以上，30000元（不含30000元）以内，由主管副总签字、总经理签字即生效；

4.2.4.3合同金额在30000元（含30000元）以上，100000元（不含100000元）以内由主管副总签字、总经理签字、董事长签字即生效；

4.2.4.4合同金额在100000元以上，需进行招投标会后再确定。

4.3合同存档的份数

4.3.1设备类合同存档部门：生产技术部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、生产服务部1份（原件）、财务部付款1份（复印件）、对方1份（原件）。

4.3.2工程类合同存档部门：生产技术部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、生产服务部1份（原件）、财务部付款1份（复印件）、对方1份（原件）。

4.3.3物料合同存档部门：生产服务部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、财务部付款1份（复印件）、对方1份（原件）。

4.3.4其他类合同存档部门：行政人事部1份（原件）、财务部付款1份（复印件）、对方1份（原件）。

4.4合同编号及分发存档程序

4.4.1编号：合同经相关人员签字生效后，应由合同主签人按合同存档要求备齐原件份数、复印件份数，交到行政人事部文件管理员处。由行政人事部文件管理员进行合同的分类编号，并盖上相关合同的“合同编码章”。

4.4.2分发存档：合同盖上“合同编码章”后，由行政人事部文件管理员将合同分发到各需存档的部门，由该部门文件管理员按类登记合同台帐并存档（合同按类分别放在不同的档案袋内）。